Rayantara.com – Tangerang, Juni 2026 – Mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang (UNPAM) melaksanakan kegiatan Kerja Praktik (KP) di UMKM Home Bakery Dapur Ambu yang berlokasi di Jl. Raya Parung Panjang No.75, Caringin, Kecamatan Legok, Kabupaten Tangerang, Banten 15820. Kegiatan ini dilaksanakan sebagai bentuk penerapan ilmu pengetahuan dan teknologi untuk membantu digitalisasi proses pemesanan produk pada usaha mikro dan menengah.
Kegiatan Kerja Praktik ini dilaksanakan oleh Riyadhu Jawhar Maudi Pratama, Arjuna Rio Saputra Mahmud, dan Fery Setiawan di bawah bimbingan Joko Priambodo, S.Kom., M.M., M.Kom. Selama pelaksanaan kegiatan, tim bekerja sama dengan Ibu Ellis Naeni selaku pemilik Dapur Ambu untuk mengidentifikasi kebutuhan usaha serta merancang solusi yang dapat membantu pengelolaan pesanan pelanggan secara lebih efektif.
Latar Belakang Kegiatan
Sumber: Riyadhu Jawhar Maudi Pratama for rayantara.com
Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan pada awal kegiatan, diketahui bahwa proses pemesanan produk di Dapur Ambu masih dilakukan secara manual melalui aplikasi WhatsApp. Metode tersebut menimbulkan beberapa kendala, seperti sulitnya mengelola data pesanan dalam jumlah banyak, risiko kehilangan informasi pelanggan, serta kurang terstrukturnya penyimpanan gambar referensi untuk pesanan custom cake.
Selain itu, proses pencatatan pesanan yang tersebar di berbagai percakapan WhatsApp membuat admin membutuhkan waktu lebih lama untuk melakukan pengecekan ulang data pelanggan dan detail pesanan. Kondisi tersebut mendorong tim mahasiswa untuk merancang sistem yang mampu membantu proses pemesanan menjadi lebih terorganisir dan terdokumentasi dengan baik.
Mengembangkan Website Katalog dan Sistem Pemesanan Terintegrasi
Sebagai solusi atas permasalahan tersebut, tim mahasiswa mengembangkan website katalog produk dan custom form pemesanan yang terintegrasi dengan Google Spreadsheet, Google Drive, dan WhatsApp.
Melalui sistem ini, pelanggan dapat mengisi formulir pemesanan secara online dengan lebih mudah. Formulir yang dikembangkan mampu menampung berbagai informasi penting, seperti data pelanggan, produk yang dipesan, jumlah pesanan, tanggal dan jam pengambilan, catatan khusus terkait desain produk, hingga unggahan gambar referensi yang digunakan sebagai acuan pembuatan custom cake.
Data pesanan yang dikirim pelanggan akan tersimpan secara otomatis ke dalam Google Spreadsheet, sementara gambar referensi akan tersimpan di Google Drive sehingga lebih aman dan mudah diakses oleh admin. Setelah proses pengisian selesai, pelanggan akan diarahkan ke WhatsApp untuk melakukan konfirmasi pesanan melalui pesan otomatis yang telah disiapkan sistem.
Tahapan Pelaksanaan Kerja Praktik
Kegiatan Kerja Praktik diawali dengan observasi lapangan untuk memahami alur bisnis yang berjalan di Dapur Ambu. Tim kemudian melakukan wawancara langsung dengan pemilik usaha guna mengidentifikasi kebutuhan sistem dan kendala yang sering dihadapi dalam proses pencatatan pesanan.
Setelah kebutuhan sistem berhasil diidentifikasi, tim melanjutkan proses analisis dan perancangan sistem. Tahapan ini mencakup penyusunan alur pemesanan, desain tampilan form, integrasi penyimpanan data, serta pengembangan mekanisme konfirmasi otomatis melalui WhatsApp.
Selanjutnya dilakukan proses implementasi dan pengujian sistem untuk memastikan seluruh fitur berjalan sesuai kebutuhan pengguna.
Pengujian Sistem
Sumber: Riyadhu Jawhar Maudi Pratama for rayantara.com
Untuk memastikan kualitas sistem yang dikembangkan, tim melakukan berbagai skenario pengujian, antara lain:
- Pengujian pengiriman pesanan tanpa gambar referensi.
- Pengujian pengiriman pesanan dengan satu gambar referensi.
- Pengujian pengiriman pesanan dengan tiga gambar referensi.
- Validasi pengisian form yang belum lengkap.
- Validasi unggahan file selain format gambar.
- Pengujian tombol konfirmasi WhatsApp otomatis.
- Pengujian sistem melalui perangkat smartphone dan laptop.
Hasil pengujian menunjukkan bahwa seluruh fitur dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan kebutuhan pengguna. Sistem mampu menyimpan data pesanan secara otomatis, mengelola file gambar dengan baik, serta mempermudah proses konfirmasi antara pelanggan dan admin.
Manfaat Bagi UMKM Dapur Ambu
Penerapan sistem ini memberikan sejumlah manfaat bagi Dapur Ambu. Proses pencatatan pesanan menjadi lebih rapi karena seluruh data tersimpan dalam satu tempat yang terstruktur. Admin juga dapat memantau seluruh pesanan melalui Google Spreadsheet tanpa harus mencari data pada riwayat percakapan WhatsApp.
Selain itu, penyimpanan gambar referensi di Google Drive membantu meminimalkan risiko kehilangan file dan memudahkan proses produksi custom cake sesuai keinginan pelanggan. Kehadiran sistem ini juga mendukung peningkatan efisiensi operasional usaha serta memberikan pengalaman pemesanan yang lebih praktis bagi pelanggan.
Kontribusi Mahasiswa dalam Digitalisasi UMKM
Melalui kegiatan Kerja Praktik ini, mahasiswa Universitas Pamulang tidak hanya memperoleh pengalaman langsung dalam menganalisis kebutuhan pengguna dan mengembangkan sistem berbasis web, tetapi juga berhasil memberikan solusi nyata yang dapat dimanfaatkan oleh pelaku UMKM.
Kolaborasi antara Universitas Pamulang dan Dapur Ambu diharapkan dapat menjadi langkah positif dalam mendorong transformasi digital usaha mikro, khususnya dalam pengelolaan pesanan pelanggan yang lebih efektif, terintegrasi, dan modern. Ke depan, sistem ini masih memiliki peluang untuk dikembangkan dengan fitur tambahan yang dapat semakin mendukung pertumbuhan bisnis Dapur Ambu.
Penulis: Riyadhu Jawhar Maudi Pratama
