Rayantara.com – Jakarta, 5 Mei 2026 – Dalam upaya mendukung transformasi digital di lingkungan kerja dan administrasi, mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang (Unpam), Ilham Pramudia dan Jonatan Situmorang di bawah bimbingan dosen Unpam, Jupron S.Kom., M.Kom., melaksanakan kegiatan Kerja Praktek dengan merancang Sistem Manajemen Dokumen Hak Kekayaan Intelektual (HKI) Berbasis Web untuk Union Patent International pada periode Maret hingga Juni 2026.
Union Patent International merupakan firma konsultan Hak Kekayaan Intelektual (HKI) yang melayani pendaftaran merek, paten, dan hak cipta untuk pasar domestik maupun internasional. Untuk mendukung pengelolaan dokumen yang lebih efektif, mahasiswa Universitas Pamulang (Unpam) mengembangkan sistem manajemen dokumen HKI berbasis web yang mampu meningkatkan efisiensi pencarian, pengarsipan, dan pengelolaan data di lingkungan perusahaan.
Tantangan Pengelolaan Dokumen HKI di Era Digital
Sebagai perusahaan yang menangani ribuan dokumen HKI setiap tahun, Union Patent International harus mengelola berbagai arsip yang memiliki nilai legal tinggi dan bersifat rahasia. Kondisi tersebut menuntut sistem pengarsipan yang terstruktur, aman, serta mudah diakses ketika dibutuhkan.
Sebelum implementasi sistem digital, perusahaan masih mengandalkan metode pengelolaan dokumen secara konvensional. Staf menyimpan dokumen fisik dalam berbagai box file dan lemari arsip yang tersebar di beberapa lokasi. Seiring meningkatnya jumlah klien dan dokumen, proses pencarian arsip menjadi semakin kompleks dan memakan waktu. Karyawan kerap membutuhkan waktu lama untuk menemukan dokumen tertentu karena belum tersedia sistem pengindeksan digital yang terintegrasi. Selain itu, proses rekapitulasi data untuk kebutuhan pelaporan periodik juga rentan terhadap kesalahan pencatatan (human error) serta risiko kerusakan maupun kehilangan dokumen fisik.
Solusi Digital Melalui Kerja Praktek Mahasiswa Unpam
Menjawab tantangan tersebut, tim mahasiswa Teknik Informatika Unpam merancang dan mengembangkan sistem manajemen dokumen HKI berbasis web melalui program Kerja Praktek. Sistem ini bertujuan mengubah proses administrasi berbasis dokumen fisik menjadi ekosistem digital yang lebih cepat, efisien, dan aman.
Sebelum memulai pengembangan, tim melakukan observasi lapangan dan wawancara dengan staf Union Patent International untuk memahami alur kerja, kebutuhan pengguna, serta berbagai kendala yang muncul dalam pengelolaan dokumen. Hasil analisis tersebut menjadi dasar dalam merancang fitur dan arsitektur sistem yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan.
Tim kemudian menerapkan metode Agile dengan kerangka kerja Scrum agar proses pengembangan berjalan secara fleksibel dan adaptif. Melalui pendekatan ini, tim dapat mengembangkan fitur secara bertahap dan melakukan evaluasi langsung bersama pihak perusahaan. Setiap masukan dan kebutuhan baru dapat segera diakomodasi sehingga sistem yang dihasilkan lebih relevan dengan kebutuhan operasional pengguna.
Fitur Utama dan Keamanan Sistem
Tim merancang sistem dengan fokus pada kemudahan penggunaan dan keamanan data. Melalui platform berbasis web, pengguna dapat mengunggah, menyimpan, dan mengelola dokumen HKI secara terpusat dalam basis data elektronik. Sistem ini membantu perusahaan mengurangi risiko kehilangan maupun kerusakan dokumen fisik sekaligus mempercepat proses pencarian arsip. Dokumen yang sebelumnya membutuhkan waktu berjam-jam untuk ditemukan kini dapat dicari dalam hitungan detik melalui fitur pencarian yang terintegrasi.
Untuk menjaga kerahasiaan data klien, tim juga melengkapi sistem dengan mekanisme keamanan berbasis otorisasi pengguna. Sistem menerapkan proses login yang ketat dan pengaturan hak akses sesuai peran masing-masing pengguna. Hanya administrator dan staf yang berwenang yang dapat mengakses, mengelola, mengubah, atau memverifikasi dokumen dalam sistem. Mekanisme ini membantu perusahaan meminimalkan risiko kebocoran informasi dan menjaga keamanan data klien.
Mendorong Transformasi Digital Layanan HKI
Pengembangan sistem manajemen dokumen HKI berbasis web ini menjadi langkah nyata dalam mendukung transformasi digital di Union Patent International. Melalui sistem yang lebih modern, terintegrasi, dan aman, perusahaan dapat meningkatkan efisiensi operasional sekaligus memperkuat kualitas layanan kepada klien. Inovasi yang dihasilkan mahasiswa Unpam ini diharapkan mampu mendukung proses perlindungan kekayaan intelektual yang lebih profesional, cepat, dan akurat di masa mendatang.
Tentang Union Patent International
Union Patent International merupakan firma konsultan Hak Kekayaan Intelektual (HKI) terkemuka yang melayani jasa pendaftaran merek, paten, dan hak cipta untuk pasar domestik maupun internasional.
Penulis : Ilham Pramudia dan Jonatan Situmorang
Baca lainya Kisah Nadiem Saat Belum Ada yang Percaya Gojek
