Mahasiswa UNPAM Permudah Sistem Invoice di PT Galaxy Multitrans

rayantara.com –  Bekasi, 8 Juli 2026 – Dua mahasiswa Program Studi S1 Teknik Informatika Universitas Pamulang (UNPAM) berhasil membantu proses digitalisasi di PT Galaxy Multitrans melalui pengembangan sistem invoice otomatis berbasis web. Melalui program Kerja Praktik (KP), keduanya menghadirkan solusi yang mampu mempercepat proses administrasi dan penagihan perusahaan.

Tim yang beranggotakan Muhammad Iqbal dan Muhamad Ikhsan Ramadhan ini bergerak cepat merespons kebutuhan digitalisasi industri. Berlangsung dari 19 April hingga Mei 2026 di Kabupaten Bekasi, proyek ini berjalan sukses dengan kawalan langsung dari Dosen Pembimbing, Joko Suwarno, S.Kom., M.Kom.

Tim mahasiswa menginisiasi proyek digitalisasi ini setelah menemukan sejumlah kendala pada proses administrasi perusahaan yang masih dilakukan secara manual.

Pelaksanaan program ini dipicu oleh berbagai hambatan dalam administrasi operasional yang selama ini membayangi pihak manajemen. Sebagai perusahaan jasa ekspedisi dengan mobilitas pengiriman yang sangat tinggi, kecepatan arus data menjadi pilar utama dalam menjaga kepuasan pelanggan.

Namun pada kenyataannya, proses pengelolaan dokumen keuangan dan penagihan di PT Galaxy Multitrans sebelumnya masih mengandalkan cara manual dengan perangkat lunak konvensional. Akibatnya, staf administrasi harus menghitung komponen biaya penawaran, persentase uang muka (down payment), hingga kalkulasi total tagihan satu per satu, yang memicu lambatnya proses penerbitan invoice.

Kondisi tersebut dibenarkan oleh Bapak Affan selaku Manager sekaligus penanggung jawab mitra di PT Galaxy Multitrans. Ia mengakui bahwa sistem terdahulu sangat menyita waktu dan membebani kerja staf.

“Selama ini, proses administrasi penagihan memakan waktu yang cukup lama karena perhitungan biaya dan draf tagihan dikerjakan manual. Hambatan terbesar adalah tingginya risiko human error. Selain itu, jika pelanggan meminta perubahan penawaran, staf kami harus menyusun ulang draf dari awal. Tanpa adanya penyimpanan data yang terpusat, proses pembuatan invoice sering kali tidak selaras dan rentan memicu selisih data,” ungkap Bapak Affan.

Setelah menganalisis kebutuhan perusahaan, tim mahasiswa Universitas Pamulang mengembangkan Sistem Invoice Otomatis berbasis web yang dirancang khusus untuk mendukung proses administrasi dan penagihan di PT Galaxy Multitrans.

Sistem ini dibangun menggunakan metode Waterfall, yaitu pendekatan pengembangan perangkat lunak yang dilakukan secara terstruktur dan bertahap. Setiap proses pengembangan dimulai dari analisis kebutuhan pengguna, perancangan sistem dan basis data, pengembangan antarmuka aplikasi, hingga tahap pengujian untuk memastikan sistem berjalan sesuai kebutuhan operasional perusahaan.

Penerapan sistem ini bertujuan untuk meningkatkan efisiensi proses administrasi penagihan dengan mengotomatisasi perhitungan biaya dan pembuatan invoice. Melalui sistem yang terintegrasi, proses penyusunan tagihan menjadi lebih cepat, akurat, dan konsisten dibandingkan metode manual yang sebelumnya digunakan. Selain itu, data transaksi dan riwayat invoice dapat tersimpan secara terpusat sehingga memudahkan proses pencarian data, pemantauan transaksi, serta meminimalkan risiko kesalahan perhitungan maupun ketidaksesuaian data dalam proses penagihan.

Sistem Invoice Otomatis yang dikembangkan memiliki beberapa fitur utama yang dirancang untuk membantu meningkatkan efisiensi administrasi dan akurasi penagihan di PT Galaxy Multitrans. Melalui sistem berbasis web ini, proses pengelolaan data pengiriman hingga penerbitan invoice dapat dilakukan secara terintegrasi dalam satu platform.

Dashboard menjadi pusat informasi utama yang menampilkan ringkasan aktivitas operasional perusahaan. Pada halaman ini, pengguna dapat melihat statistik pengiriman, jumlah invoice, status pembayaran, serta informasi penting lainnya secara cepat. Fitur ini membantu manajemen dalam memantau kondisi operasional dan keuangan perusahaan secara real-time.

Fitur invoice otomatis memungkinkan pengguna membuat dokumen tagihan secara lebih cepat dan akurat. Sistem secara otomatis menghitung biaya pengiriman, pajak, diskon, serta total tagihan berdasarkan data transaksi yang telah tersimpan. Dengan demikian, proses penagihan menjadi lebih efisien dan risiko kesalahan perhitungan dapat diminimalkan.

Aplikasi juga menyediakan modul manajemen pengiriman yang berfungsi untuk mencatat data pelanggan, tujuan pengiriman, layanan yang digunakan, serta status pengiriman barang. Seluruh data tersimpan secara terpusat sehingga memudahkan pencarian informasi dan menjaga konsistensi data antar proses bisnis.

Selain itu, tersedia fitur laporan yang memungkinkan pengguna menghasilkan laporan pengiriman, invoice, dan pendapatan perusahaan berdasarkan periode tertentu. Laporan dapat diekspor ke format PDF maupun Excel sehingga memudahkan proses dokumentasi dan analisis kinerja bisnis.

Dengan adanya fitur-fitur tersebut, sistem mampu meningkatkan kecepatan proses administrasi, memperbaiki akurasi penagihan, serta mendukung pengambilan keputusan yang lebih efektif melalui penyajian data yang terstruktur dan mudah diakses.

Sistem Invoice Otomatis berhasil mempercepat proses administrasi penagihan di PT Galaxy Multitrans sekaligus meningkatkan akurasi data dan efisiensi kerja staf administrasi.

Sistem yang dikembangkan mampu mempercepat proses pembuatan invoice yang sebelumnya dilakukan secara manual menjadi lebih efisien dan terstruktur. Perhitungan biaya, total tagihan, serta komponen pembayaran dapat dilakukan secara otomatis oleh sistem, sehingga mengurangi waktu kerja staf administrasi dan meningkatkan produktivitas operasional.

Selain meningkatkan kecepatan proses penagihan, sistem ini juga membantu meningkatkan akurasi data dengan meminimalkan kesalahan perhitungan yang berpotensi terjadi pada proses manual. Seluruh data transaksi dan invoice tersimpan dalam basis data terpusat sehingga lebih 

mudah dikelola, ditelusuri, dan digunakan kembali ketika diperlukan. Dengan demikian, perusahaan dapat menjalankan proses penagihan secara lebih efektif, konsisten, dan terpercaya.

Melalui kegiatan Kerja Praktik, mahasiswa Universitas Pamulang membuktikan bahwa inovasi teknologi dapat memberikan solusi nyata bagi kebutuhan operasional perusahaan sekaligus mendukung percepatan transformasi digital di sektor logistik.

Pengembangan Sistem Invoice Otomatis di PT Galaxy Multitrans menjadi bukti bahwa pemanfaatan teknologi informasi dapat membantu meningkatkan efisiensi, akurasi, dan kualitas layanan administrasi dalam dunia industri.

Diharapkan sistem yang telah diimplementasikan dapat terus dimanfaatkan dan dikembangkan sesuai kebutuhan perusahaan di masa mendatang. Selain memberikan manfaat bagi PT Galaxy Multitrans, kegiatan ini juga menjadi pengalaman berharga bagi mahasiswa dalam mengaplikasikan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan ke dalam permasalahan nyata di lingkungan kerja profesional.

Penulis : Muhammad Iqbal

Rayantara membuka kesempatan bagi mahasiswa, dosen, komunitas, organisasi, dan perusahaan untuk mempublikasikan kegiatan, prestasi, penelitian, maupun karya inovatif agar dapat menjangkau audiens yang lebih luas.

Publikasikan cerita dan kontribusi terbaik Anda bersama Rayantara.

Baca lainya Dolar Naik, Dompet Menjerit? Ini Dampaknya Buat Kita