rayantara.com – Jakarta Selatan, 13 Juni 2026 – Dua mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang (UNPAM) berhasil melaksanakan kegiatan Kerja Praktik (KP) dengan mengembangkan Sistem Informasi Manajemen Rental Konsol Game Berbasis Website dengan Verifikasi Ketersediaan Unit Otomatis di Violet PlayStation. Sistem ini dirancang untuk membantu usaha rental konsol tersebut mengatasi kendala tumpang tindih jadwal sewa (double-booking) serta sulitnya pemantauan daftar permainan pada setiap unit konsol yang sebelumnya masih dilakukan secara manual.
Kegiatan Kerja Praktik dilaksanakan di Violet PlayStation, yang beralamat di Jl. Jagakarsa II No. 5D, RT.1/RW.7, Jagakarsa, Kecamatan Jagakarsa, Kota Jakarta Selatan, DKI Jakarta 12620. Pelaksanaan kegiatan berlangsung selama periode 13 Maret 2026 hingga 13 Juni 2026.
Tim mahasiswa yang terlibat dalam kegiatan ini terdiri dari:
- M Ghalbi Farhan
- Rifky Ramadhan Putra
Selama pelaksanaan Kerja Praktik, mahasiswa mendapatkan arahan langsung dari pemilik sekaligus pembimbing lapangan Violet PlayStation, serta bimbingan akademik dari Afiani Agus Abdillah, S.Kom., M.Kom., dosen Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang.
Berangkat dari Tantangan Pencatatan Sewa Secara Manual
Violet PlayStation merupakan usaha yang bergerak di bidang penyewaan konsol game, dengan total 25 unit yang dikelola, terdiri dari 3 unit PlayStation 5 dan 12 unit PlayStation 4 untuk layanan bermain di tempat (on-site), serta 10 unit PlayStation 4 yang dikhususkan untuk layanan penyewaan luar (off-site). Layanan bermain di tempat sudah didukung perangkat billing lokal berbasis perangkat keras untuk mengatur kelistrikan televisi dan transaksi kafe. Namun, perangkat tersebut tidak mencakup layanan penyewaan luar, sehingga pendataan jaminan identitas pelanggan dan jadwal sewa untuk sepuluh unit tersebut masih dilakukan secara manual menggunakan catatan kertas.
Kondisi tersebut menimbulkan beberapa kendala, di antaranya tinggi risiko tumpang tindih jadwal sewa karena tidak ada mekanisme yang secara otomatis mengecek status ketersediaan unit secara real-time, serta kesulitan staf operasional dalam mengingat daftar permainan yang terpasang pada masing-masing unit konsol.
Selain memengaruhi efisiensi kerja, sistem manual juga meningkatkan risiko ketidaksesuaian data yang dapat berdampak pada pengelolaan aset dan pelayanan pelanggan.
Melihat kondisi tersebut, mahasiswa Universitas Pamulang berinisiatif menghadirkan solusi berupa sistem informasi berbasis website yang mampu melakukan verifikasi ketersediaan unit secara otomatis sekaligus menyentralisasi data daftar permainan pada seluruh unit konsol.
Sumber : M Ghalbi Farhan for rayantara.com
Observasi dan Analisis Kebutuhan Sistem
Tahap awal kegiatan diawali dengan observasi partisipatif, di mana mahasiswa turut terlibat langsung dalam operasional harian Violet PlayStation sebagai karyawan cadangan. Pada tahap ini, mahasiswa mempelajari alur kerja usaha mulai dari proses pengajuan sewa, verifikasi berkas jaminan, hingga pencatatan status unit konsol.
Sumber : M Ghalbi Farhan for rayantara.com
Selain observasi lapangan, tim juga melakukan wawancara dengan pemilik usaha terkait alur bisnis dan kendala yang dihadapi pada sistem manual, serta studi pustaka dari buku, jurnal, dan dokumentasi teknis terkait pengembangan sistem informasi berbasis web. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara tersebut, mahasiswa melakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan dan menyusun rancangan sistem yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
Pengembangan Sistem Berbasis Website
Setelah proses analisis selesai, tim melanjutkan ke tahap perancangan dan pengembangan sistem menggunakan metode Waterfall, yang membagi proses pengerjaan ke dalam lima tahapan berurutan, yakni analisis kebutuhan, perancangan desain, penulisan kode program, pengujian, dan implementasi.
Tahap perancangan dimodelkan menggunakan diagram Unified Modeling Language (UML), mencakup activity diagram yang menggambarkan alur kerja sistem mulai dari permintaan sewa hingga validasi admin, use case diagram yang memetakan interaksi antara pelanggan dan admin dengan sistem, sequence diagram yang menunjukkan urutan pertukaran data saat proses verifikasi berlangsung, serta class diagram sebagai dasar struktur program. Basis data sistem disusun ke dalam enam tabel utama yang saling berelasi, yaitu tabel admin, pengajuan, unit, daftar permainan, log aktivitas, dan hari libur, dengan tabel unit berperan paling sentral karena kolom status pada tabel inilah yang menjadi acuan utama setiap kali sistem melakukan verifikasi ketersediaan secara otomatis.
Sumber : M Ghalbi Farhan for rayantara.com
Dalam proses implementasinya, sistem dikembangkan menggunakan:
- Bahasa pemrograman PHP Native
- Basis data MySQL
- Server lokal XAMPP
Teknologi tersebut dipilih karena fleksibel untuk disesuaikan dengan kebutuhan spesifik bisnis Violet PlayStation, serta memungkinkan pengujian fungsionalitas secara offline sebelum sistem diakses lebih luas.
Fitur Utama yang Dikembangkan
Sistem informasi yang berhasil dibangun memiliki sejumlah fitur utama yang dirancang untuk mendukung pengelolaan sewa luar secara lebih efektif. Beberapa fitur tersebut meliputi:
- Formulir pengajuan sewa dengan verifikasi ketersediaan unit otomatis
- Mekanisme anti double-booking yang membatalkan pengajuan apabila unit baru saja dibooking pihak lain pada waktu yang sama
- Fitur Quick Entry berbasis AJAX yang mempercepat pendataan pelanggan lama melalui riwayat nomor WhatsApp
- Perhitungan estimasi biaya sewa otomatis, termasuk promo hari kerja
- Dashboard admin untuk memantau pengajuan, mengelola data unit dan permainan, serta menghasilkan laporan keuangan
Melalui sistem ini, proses verifikasi ketersediaan unit yang sebelumnya dilakukan secara manual kini dapat berjalan otomatis dan real-time, sementara daftar permainan pada setiap unit dapat diakses dengan cepat baik oleh staf maupun calon penyewa.
Hasil Pengujian dan Manfaat Sistem
Setelah proses pengembangan selesai, dilakukan pengujian dengan metode black-box terhadap dua puluh empat skenario fungsional pada sisi pengguna dan admin, untuk memastikan seluruh fitur dapat berjalan sesuai kebutuhan.
Hasil pengujian menunjukkan bahwa seluruh skenario, termasuk pengisian formulir sewa, validasi data, mekanisme anti double-booking, perhitungan promo, hingga proses assign permainan ke unit konsol, berjalan sesuai dengan rancangan yang diharapkan.
“Yang paling kerasa itu pencatatannya jadi lebih rapi dan jelas, jadi kalau ada masalah bisa dicek riwayatnya,” ujar Rifki, pemilik Violet PlayStation.
Dengan adanya sistem ini, Violet PlayStation memperoleh solusi digital yang membantu mencegah risiko tumpang tindih jadwal sewa, menyentralisasi data inventaris permainan pada 25 unit konsol, serta mengubah pengelolaan berkas jaminan identitas dan pelaporan transaksi menjadi lebih terbuka, teratur, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Implementasi Ilmu dalam Dunia Kerja Nyata
Melalui kegiatan Kerja Praktik ini, mahasiswa Universitas Pamulang memperoleh pengalaman langsung dalam melakukan analisis kebutuhan, perancangan, pengembangan, hingga implementasi sistem informasi berbasis website pada lingkungan usaha yang sesungguhnya.
Kegiatan ini menjadi salah satu bentuk implementasi ilmu yang diperoleh selama perkuliahan, sekaligus kontribusi nyata mahasiswa dalam membantu transformasi digital pada sektor usaha jasa hiburan. Ke depannya, pengembangan sistem ini masih dapat ditingkatkan, antara lain melalui penambahan notifikasi otomatis berbasis WhatsApp gateway, pelacakan lokasi berbasis GPS untuk unit yang disewa ke luar, integrasi sistem pembayaran digital, serta pemeliharaan basis data dan keamanan sistem secara berkala.
Kolaborasi antara dunia akademik dan dunia usaha ini diharapkan dapat terus menghasilkan inovasi yang memberikan manfaat nyata bagi pelaku usaha, sekaligus menjadi sarana pembelajaran yang berharga bagi mahasiswa dalam menghadapi tantangan dunia kerja di masa depan.
Penulis : M Ghalbi Farhan, Rifky Ramadhan Putra
