Mahasiswa UNPAM Terapkan Sistem Penawaran Ekspedisi Otomatis di PT Galaxy Multitrans

Rayantara.com – Bekasi, Mei 2026 – Perkembangan teknologi digital terus mendorong berbagai sektor industri untuk berinovasi dan bekerja dengan lebih cepat, tidak terkecuali pada industri logistik dan jasa ekspedisi. Merespons kebutuhan digitalisasi tersebut, tiga mahasiswa dari Program Studi S1 Teknik Informatika, Universitas Pamulang (UNPAM), sukses menyelenggarakan kegiatan Kerja Praktek (KP) di PT Galaxy Multitrans. Tim yang beranggotakan Andika Bintang Ramadhan, Rasyiq Surya Ramadhan, dan Mariana Nadya Putri ini merancang serta mengimplementasikan sebuah inovasi berupa sistem penawaran ekspedisi otomatis berbasis website. Berada di bawah arahan Dosen Pembimbing Joko Suwarno S.Kom., M.Kom., kegiatan produktif ini diselenggarakan mulai dari 19 April hingga bulan Mei 2026 bertempat di kantor PT Galaxy Multitrans, Kabupaten Bekasi.

Pelaksanaan program ini dilatarbelakangi oleh berbagai kendala operasional administrasi yang selama ini dihadapi oleh pihak perusahaan. Sebagai perusahaan jasa ekspedisi dengan mobilitas pengiriman yang tinggi, kecepatan pergerakan informasi menjadi kunci utama dalam menjaga kualitas pelayanan. Namun, alur proses pembuatan Surat Penawaran Harga (SPH) di PT Galaxy Multitrans sebelumnya masih dilakukan secara manual menggunakan perangkat lunak konvensional. Hal ini tentu memakan waktu yang cukup lama. Selain itu, staf admin harus menghitung biaya penawaran, persentase Down Payment (DP), hingga estimasi total pembayaran secara satu per satu.

Bapak Affan, selaku Manager sekaligus penanggung jawab mitra di PT Galaxy Multitrans, mengungkapkan keresahan manajemen mengenai alur sistem terdahulu. “Selama ini, proses penyusunan surat penawaran memakan waktu yang lumayan lama karena admin harus melakukan perhitungan biaya, DP, dan total tagihan secara manual. Risikonya, sering terjadi human error. Kalau customer tidak menyetujui penawaran awal, staf kami harus capek membuat draf baru dari nol lagi. Ditambah lagi, karena data tidak tersimpan secara terpusat, hal ini membuat proses invoicing ke depannya sering kali tidak selaras atau rentan terjadi ketidaksesuaian data,” jelasnya.

Berangkat dari ragam identifikasi masalah tersebut, tim mahasiswa UNPAM merumuskan solusi teknologi terpadu melalui pengembangan “Galaxy Multitrans System (Automation Quotation System)”. Sistem ini dirancang menggunakan metode Waterfall, sebuah pendekatan pengembangan perangkat lunak yang sistematis dan berurutan. Pendekatan ini dipilih untuk memastikan setiap tahapan mulai dari analisis kebutuhan bisnis operasional, perancangan basis data, pembuatan antarmuka, hingga tahap pengujian aplikasi berjalan linier dan sesuai dengan spesifikasi yang dibutuhkan oleh perusahaan.

Tujuan utama dari perancangan sistem ini adalah menyederhanakan dan mempercepat tugas admin dalam merilis dokumen penawaran ekspedisi. Dengan adanya sistem ini, perusahaan dapat mengotomatisasi perhitungan matematis dokumen, menjaga konsistensi data, dan mengintegrasikan rekam jejak SPH langsung dengan alur invoicing.

Fitur utama yang ditawarkan oleh Galaxy Multitrans System meliputi pengelolaan data customer, pembuatan Surat Penawaran Harga (SPH) secara otomatis, validasi penawaran oleh manager, serta penyimpanan riwayat penawaran dalam database terpusat.

Melalui menu Customer, admin dapat menyimpan data pelanggan sehingga tidak perlu melakukan penginputan data berulang pada setiap pembuatan penawaran. Sistem juga menyediakan fitur pembuatan SPH yang memungkinkan admin mengisi informasi penawaran melalui formulir digital, kemudian sistem secara otomatis menghitung nilai Down Payment (DP) dan menghasilkan dokumen penawaran sesuai format perusahaan.

Selain itu, setiap SPH yang dibuat akan tersimpan dalam menu History SPH sehingga dapat digunakan kembali apabila pelanggan meminta revisi atau penawaran ulang. Setelah dilakukan validasi oleh manager, dokumen SPH dapat dicetak maupun disimpan dalam format PDF lengkap dengan tanda tangan digital sebagai bentuk persetujuan resmi perusahaan.

Dengan adanya fitur-fitur tersebut, proses administrasi penawaran menjadi lebih cepat, akurat, dan terintegrasi sehingga mendukung ketepatan proses invoicing pada PT Galaxy Multitrans.

Penerapan Galaxy Multitrans System membawa efisiensi yang signifikan terhadap alur administrasi PT Galaxy Multitrans. Kehadiran inovasi sistem penawaran ini berhasil memangkas proses kerja yang memakan waktu menjadi tugas ringkas yang hanya memakan hitungan menit. Transparansi pelacakan riwayat pembayaran (DP) dan rincian harga yang tertanam langsung pada menu riwayat (History) terbukti menjamin ketepatan invoicing pada tahap penagihan, sehingga risiko kerugian akibat human error dapat ditekan semaksimal mungkin.

Melalui kegiatan Kerja Praktek ini, mahasiswa S1 Teknik Informatika UNPAM berhasil membuktikan bahwa kolaborasi antara akademisi dan pelaku industri dapat menciptakan dampak penyelesaian masalah yang nyata. Harapannya, inovasi digitalisasi operasional ini dapat terus dimanfaatkan serta dikembangkan lebih jauh guna mendukung daya saing dan percepatan bisnis PT Galaxy Multitrans di masa depan.

Baca Juga: Mahasiswa UNPAM Digitalisasi Proses Pendaftaran Anak di Jackids Daycare Melalui Website Reservasi Online

Penulis: Rasyiq Surya Ramadhan, Andika Bintang Ramadhan, dan Mariana Nadya Putri