Mahasiswa UNPAM Kembangkan Sistem Pelacakan Purchase Order Berbasis Web di PT Viros Prime Solution

Rayantara.com – Tangerang Selatan, Juni 2026 – Tiga mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang (UNPAM) melaksanakan kegiatan Kerja Praktik (KP) dengan mengembangkan Sistem Pelacakan Purchase Order (PO) Keluar Berbasis Web di PT Viros Prime Solution, BSD City, Tangerang Selatan. Kegiatan ini dilaksanakan oleh Muhammad Panji Sudrajat, Muhammad Arya Faturahman, dan Muhammad Yassar di bawah bimbingan Joko Suwarno, S.Kom., M.Kom., serta berlangsung selama periode April hingga Juni 2026.

Kegiatan ini bertujuan membantu perusahaan meningkatkan efisiensi pengelolaan Purchase Order (PO) keluar melalui sistem yang terintegrasi, mudah dipantau, dan sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan.

Latar Belakang

Seiring meningkatnya aktivitas operasional perusahaan, PT Viros Prime Solution menghadapi sejumlah kendala dalam pengelolaan Purchase Order (PO) keluar yang masih dilakukan secara manual menggunakan Microsoft Excel dan arsip dokumen fisik.

Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang dilakukan selama Kerja Praktik, ditemukan beberapa permasalahan yang cukup memengaruhi efisiensi kerja. Data Purchase Order tersebar di berbagai file sehingga menyulitkan proses pelacakan status dokumen. Admin sering mengalami kesulitan dalam mengetahui PO yang telah diterima vendor, masih dalam proses, atau membutuhkan tindak lanjut.

Selain itu, penggunaan sistem yang belum terpusat menyebabkan risiko data ganda dan kesalahan input menjadi lebih tinggi. Pengelolaan arsip fisik juga menjadi tantangan tersendiri karena dokumen sering kali sulit ditemukan saat dibutuhkan untuk proses verifikasi maupun pencocokan data dengan vendor.

Kondisi tersebut berdampak pada lambatnya koordinasi antar pihak yang terlibat dan berpotensi memengaruhi jadwal pelaksanaan proyek perusahaan.

Pengembangan Sistem

Untuk menjawab kebutuhan tersebut, tim mahasiswa merancang dan mengembangkan Sistem Pelacakan Purchase Order Keluar Berbasis Web yang memungkinkan proses pengelolaan dan pemantauan PO dilakukan secara lebih terstruktur dan terpusat.

Sistem ini dirancang berdasarkan kebutuhan pengguna dengan pembagian hak akses sesuai peran masing-masing.

Pada level Admin, pengguna dapat mengelola data pengguna, membuat Purchase Order, melakukan perubahan data, mengubah status PO, mencetak dokumen, serta melihat riwayat transaksi secara lengkap.

Pada level Manager, sistem menyediakan fitur pemantauan dan persetujuan Purchase Order yang dilengkapi dengan dashboard serta grafik performa bulanan untuk membantu proses pengambilan keputusan.

Sementara itu, pada level Staff, pengguna dapat membuat dan memperbarui data Purchase Order serta melihat ringkasan aktivitas yang berkaitan dengan pekerjaan mereka.

Seluruh data tersimpan dalam satu sistem terpusat sehingga memudahkan proses pencarian, pemantauan, dan pelaporan.

Fitur Utama Sistem

Untuk mendukung proses pengelolaan Purchase Order (PO) secara terintegrasi, sistem yang dikembangkan dilengkapi dengan berbagai fitur yang disesuaikan dengan kebutuhan pengguna berdasarkan peran masing-masing.

1. Halaman Login

Halaman login berfungsi sebagai gerbang autentikasi untuk memastikan hanya pengguna yang memiliki akun terdaftar yang dapat mengakses sistem. Pengguna diwajibkan memasukkan alamat email dan kata sandi yang telah terdaftar sebelum masuk ke dalam aplikasi.

2. Dashboard Admin

Dashboard admin menampilkan ringkasan informasi utama dalam bentuk Key Performance Indicator (KPI) Cards, seperti total Purchase Order sebanyak 1.284 transaksi, 42 PO menunggu persetujuan, 892 PO disetujui, dan 350 PO selesai.

Selain itu, tersedia tabel Purchase Order terbaru serta analisis alur kerja yang membantu admin memantau aktivitas sistem secara keseluruhan.

3. Dashboard Manager

Dashboard manager difokuskan untuk kebutuhan pemantauan dan persetujuan Purchase Order. Halaman ini dilengkapi grafik performa bulanan serta daftar PO yang memerlukan tindakan persetujuan.

Berbeda dengan admin, manager tidak memiliki akses terhadap fitur manajemen pengguna dan lebih berfokus pada proses pengawasan serta pengambilan keputusan terkait Purchase Order.

4. Dashboard Staff

Dashboard staff menampilkan informasi operasional yang relevan dengan aktivitas pengguna, seperti jumlah PO terbit sebanyak 1.284 transaksi, 42 PO menunggu persetujuan, dan 916 PO selesai.

Tersedia pula tombol aksi cepat untuk membuat dan memperbarui Purchase Order. Hak akses staff dibatasi sehingga tidak dapat menghapus PO maupun mengelola pengguna.

5. Halaman Daftar Purchase Order

Halaman ini menyajikan daftar Purchase Order dalam bentuk tabel yang memuat informasi nomor PO, nama vendor, tanggal penerbitan, nilai transaksi, status, serta tombol aksi untuk melihat detail, mengubah, atau menghapus data sesuai hak akses pengguna.

6. Halaman Tambah Purchase Order

Melalui halaman ini, pengguna dapat membuat Purchase Order baru dengan memilih pemasok, mengisi tanggal pemesanan, serta menambahkan item barang atau jasa yang akan dipesan.

Sistem secara otomatis menghitung subtotal dan total nilai transaksi berdasarkan data yang dimasukkan.

7. Halaman Edit Purchase Order

Fitur edit memungkinkan pengguna melakukan perubahan terhadap data Purchase Order yang telah dibuat sebelumnya. Seluruh data akan ditampilkan secara otomatis sehingga pengguna dapat melakukan pembaruan dengan lebih mudah.

Sistem juga akan menghitung ulang total transaksi apabila terjadi perubahan pada item atau jumlah pesanan.

8. Halaman Ubah Status Purchase Order

Fitur ini digunakan untuk memperbarui status Purchase Order sesuai perkembangan proses yang berlangsung.

Status yang tersedia meliputi:

• Proses
• Disetujui
• Ditolak
• Selesai

Setiap perubahan status akan dicatat secara otomatis ke dalam riwayat sistem untuk memudahkan proses pelacakan.

9. Halaman Cetak Purchase Order

Halaman cetak memungkinkan pengguna melihat pratinjau dokumen Purchase Order sebelum dicetak atau disimpan dalam format digital.

Dokumen yang dihasilkan mencakup informasi nomor PO, tanggal transaksi, data pemasok, rincian item pesanan, serta total nilai transaksi.

10. Halaman Manajemen Pengguna

Fitur manajemen pengguna hanya dapat diakses oleh administrator.

Melalui halaman ini, admin dapat mengelola akun pengguna, termasuk menambah, mengubah, maupun menghapus data pengguna. Sistem juga menyediakan fitur pencarian dan filter berdasarkan nama, email, peran, dan status pengguna.

11. Halaman Riwayat Purchase Order

Halaman riwayat berfungsi sebagai pusat dokumentasi seluruh transaksi Purchase Order yang telah diproses.

Informasi yang ditampilkan meliputi total PO selesai sebanyak 1.284 transaksi, total nilai transaksi mencapai Rp4,2 miliar, daftar transaksi terbaru, serta fitur ekspor data untuk kebutuhan pelaporan dan dokumentasi.

Hasil dan Dampak Implementasi

Penerapan sistem ini memberikan dampak positif terhadap proses administrasi Purchase Order di PT Viros Prime Solution.

Sebelum sistem diterapkan, proses pencarian dokumen Purchase Order dapat memakan waktu hingga sekitar 15 menit karena harus menelusuri berbagai file dan arsip. Setelah sistem digunakan, waktu pencarian berkurang menjadi sekitar 2 menit melalui fitur pencarian dan pelacakan yang tersedia pada aplikasi.

Selain itu, tingkat kesalahan input dan data ganda yang sebelumnya cukup sering terjadi berhasil ditekan hingga sekitar 85 persen berkat penggunaan database terpusat dan proses pengelolaan yang lebih terstruktur.

Kemudahan lainnya adalah kemampuan memantau status Purchase Order secara langsung melalui sistem tanpa harus melakukan konfirmasi manual kepada pihak lain. Hal ini membantu mempercepat koordinasi dengan vendor dan meningkatkan efisiensi proses bisnis perusahaan.

Kolaborasi Akademik dan Industri

Selama pelaksanaan Kerja Praktik, tim mahasiswa melakukan observasi lapangan, wawancara, analisis kebutuhan sistem, perancangan antarmuka pengguna (UI), hingga penyusunan dokumentasi sistem. Seluruh kegiatan dilakukan dengan pendampingan dari pihak perusahaan, termasuk Bapak Ronald Poernama selaku Senior Engineer, yang turut memberikan masukan terkait kebutuhan operasional perusahaan.

Melalui kegiatan ini, mahasiswa tidak hanya memperoleh pengalaman langsung di dunia industri, tetapi juga berkesempatan menerapkan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan untuk menghasilkan solusi yang dapat memberikan manfaat nyata bagi perusahaan.

Kegiatan Kerja Praktik ini menjadi salah satu bentuk kontribusi Universitas Pamulang dalam mendukung transformasi digital di lingkungan industri melalui pengembangan sistem informasi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna dan perkembangan teknologi saat ini.

Baca Juga: Sentuhan Teknologi IoT dan Energi Surya UNPAM: Transformasi Hijau pada Budidaya Benih Ikan di UPTD Bojongsari

Penulis: Muhammad Panji Sudrajat, Muhammad Arya Faturahman, dan Muhammad Yassar