Mahasiswa UNPAM Terapkan Sistem Arsip Digital untuk Optimalkan Pengelolaan Pemesanan UMKM Margadana Digital Printing

Rayantara.com – Jakarta, 16 Desember 2025 — Mahasiswa Universitas Pamulang (unpam) melaksanakan kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat (PKM) di Margadana Digital Printing, Jakarta Utara, pada 6 Desember 2025. Kegiatan ini berfokus pada penerapan Sistem Arsip Digital Berbasis Spreadsheet sebagai solusi pengelolaan data pemesanan yang lebih rapi, efisien, dan terstruktur bagi pelaku UMKM percetakan.

Kegiatan PKM ini dilaksanakan oleh tim mahasiswa Universitas Pamulang dengan bimbingan Maulana Ardhiansyah, S.Kom., M.Kom. Kegiatan melibatkan langsung pemilik usaha Ahmad Taufik beserta tim operasional Margadana Digital Printing yang berlokasi di Jl. Mangga No.46A Blok A, Lagoa, Kecamatan Koja, Jakarta Utara.

Pemilihan Margadana Digital Printing sebagai mitra didasarkan pada relevansi kebutuhan usaha terhadap penerapan teknologi informasi. Sebelum kegiatan PKM dilaksanakan, proses pencatatan pemesanan masih dilakukan secara manual, sehingga berpotensi menimbulkan berbagai kendala seperti kehilangan data, duplikasi pencatatan, serta keterlambatan dalam pencarian arsip pesanan.

Melalui kegiatan PKM ini, mahasiswa berupaya mendukung digitalisasi UMKM dengan menghadirkan solusi sederhana namun aplikatif, sesuai dengan kebutuhan usaha dan kemampuan pengguna.

Kegiatan Pengabdian Kepada Masyarakat ini melibatkan dosen pembimbing, mahasiswa, serta mitra UMKM setempat. Adapun pihak-pihak yang terlibat dalam pelaksanaan kegiatan antara lain:

Dosen Pembimbing:

Maulana Ardhiansyah, S.Kom., M.Kom.

Anggota Tim PKM Mahasiswa Universitas Pamulang:

1. Aditya Nurkosasi
2. Rico Septian
3. Denia Ayra Saila
4. Dzikri Syahdan Wahyudi
5. Famati Waruwu
6. Fikri Nurdiansyah
7. Izhar Prestisiano
8. Muhamad Avis
9. Septiadi
10. Rafki Pratama

Mitra UMKM:

Ahmad Taufik (Pemilik Margadana Digital Printing)

Kegiatan PKM mengusung judul “Pembuatan Sistem Arsip Digital Berbasis Spreadsheet untuk Pengelolaan Pemesanan di Percetakan Margadana Digital Printing.” Sistem ini dirancang menggunakan aplikasi spreadsheet seperti Google Sheets atau Microsoft Excel dengan struktur tabel yang sistematis dan mudah digunakan.

Tahapan kegiatan diawali dengan analisis kebutuhan sistem, di mana mahasiswa melakukan observasi terhadap alur penerimaan pesanan, pencatatan data pelanggan, jenis layanan percetakan, jumlah pesanan, harga, hingga status pengerjaan dan pembayaran.

Selanjutnya, tim mahasiswa melakukan perancangan sistem arsip digital yang mencakup data pelanggan, data pemesanan, jenis layanan, status pengerjaan, pembayaran, serta rekap laporan pemesanan. Sistem ini kemudian diimplementasikan secara langsung dalam kegiatan operasional harian percetakan.

Pada tahap implementasi, mahasiswa turut mendampingi proses input data pesanan dan migrasi arsip lama ke dalam sistem digital. Pengujian sistem dilakukan melalui penggunaan langsung oleh pihak percetakan untuk memastikan kemudahan akses, kecepatan pencarian data, serta keakuratan informasi.

Selain itu, mahasiswa juga memberikan pelatihan dan pendampingan singkat kepada pemilik dan karyawan Margadana Digital Printing agar sistem dapat digunakan secara mandiri setelah kegiatan PKM selesai. Masukan dari mitra digunakan sebagai dasar evaluasi dan penyempurnaan sistem.

Dengan diterapkannya sistem arsip digital berbasis spreadsheet, Margadana Digital Printing merasakan berbagai manfaat nyata, antara lain:

1. Data pemesanan tersimpan lebih rapi dan terstruktur
2. Proses pencarian arsip menjadi lebih cepat
3. Risiko kehilangan dan kesalahan data dapat diminimalkan
4. Efisiensi kerja dan kualitas pelayanan kepada pelanggan meningkat

Kegiatan PKM ini menjadi wujud nyata kontribusi mahasiswa Universitas Pamulang dalam mendukung transformasi digital UMKM melalui solusi yang sederhana, aplikatif, dan berkelanjutan.

Baca Juga: Implementasi Generative AI untuk Cetak Custom: Mahasiswa Unpam Bawa Inovasi ke SMK Alhusna