Mahasiswa UNPAM Kembangkan Sistem Pendaftaran Workshop Terintegrasi AI Chatbot dan Otomatisasi Notifikasi di PT Ahad Mahakarya Teknologi

Rayantara.com – Jakarta Selatan, 30 Juni 2026 – Tiga mahasiswa Program Studi Teknik Informatika Universitas Pamulang (UNPAM), Fatimatus Sholihah, Putri Deby Prashanda, dan Setia Purna berhasil mengembangkan sistem pendaftaran workshop berbasis web yang terintegrasi dengan AI Chatbot dan otomatisasi notifikasi multi-channel untuk PT Ahad Mahakarya Teknologi (Amatek).

Pengembangan sistem ini merupakan bagian dari kegiatan Kerja Praktek (KP) yang dilaksanakan sejak 2 Maret hingga 30 Juni 2026. Kegiatan tersebut dilakukan untuk membantu perusahaan dalam melakukan transformasi digital pada proses pengelolaan workshop yang sebelumnya masih menggunakan metode manual.

Kegiatan ini dilaksanakan di PT Ahad Mahakarya Teknologi yang berlokasi di AD Premier Lantai 17 Suite 04 B, Jalan TB Simatupang No. 5, Ragunan, Pasar Minggu, Jakarta Selatan. Dalam pelaksanaannya, mahasiswa mendapatkan bimbingan dari Afiani Agus Abdillah, S.Kom., M.Kom. selaku Dosen Pembimbing serta Ade Putra Prima Suhendri, S.Kom., M.Kom. selaku Direktur Utama sekaligus pembimbing lapangan dari pihak perusahaan.

Sebelum sistem dikembangkan, proses pendaftaran workshop di PT Ahad Mahakarya Teknologi masih menghadapi beberapa kendala. Pengelolaan peserta masih dilakukan menggunakan Google Form sehingga proses pendataan membutuhkan waktu lebih lama dan memiliki risiko terjadinya kesalahan dalam pengolahan informasi.

Selain itu, admin perusahaan juga harus memberikan respons secara manual terhadap berbagai pertanyaan calon peserta. Padahal, sebagian besar pertanyaan yang masuk memiliki pola yang sama, seperti informasi jadwal workshop, lokasi kegiatan, maupun mekanisme pendaftaran.

Permasalahan lain yang ditemukan adalah proses pengiriman tiket, informasi lokasi, dan pengingat kegiatan yang masih dilakukan satu per satu melalui pesan atau email. Kondisi tersebut membuat proses administrasi menjadi kurang efisien, terutama ketika jumlah peserta workshop meningkat.

Melihat kebutuhan tersebut, mahasiswa merancang sebuah sistem yang mampu mengotomatisasi proses pendaftaran sekaligus memberikan kemudahan bagi peserta maupun pihak penyelenggara.

Sistem yang dikembangkan diberi nama Workshop System, yaitu sistem pendaftaran workshop berbasis web yang dilengkapi dengan fitur AI Chatbot dan notifikasi multi-channel.

Melalui sistem ini, peserta dapat melakukan berbagai aktivitas secara mandiri, mulai dari membuat akun, melakukan login, melihat daftar workshop yang tersedia, melakukan pendaftaran, mengunggah bukti pembayaran, hingga mendapatkan tiket digital berbentuk QR Code.

Selain itu, peserta juga dapat menghubungkan akun Telegram untuk menerima berbagai informasi otomatis terkait kegiatan workshop, seperti tiket digital, informasi lokasi, serta pengingat jadwal pelaksanaan.

Di sisi pengelola, sistem menyediakan dashboard admin yang membantu perusahaan dalam mengelola kegiatan workshop secara lebih terstruktur. Admin dapat melakukan pengelolaan data workshop, memantau peserta, melakukan verifikasi pembayaran, mengunggah sertifikat, hingga melihat riwayat percakapan AI Chatbot.

Dalam proses pengembangannya, sistem pendaftaran workshop ini dibangun menggunakan teknologi berbasis web dengan PHP sebagai bahasa pemrograman utama dan Laravel sebagai framework pengembangan. Sistem juga menggunakan MySQL sebagai basis data, serta memanfaatkan HTML, CSS, JavaScript, dan Bootstrap untuk menghasilkan tampilan antarmuka yang responsif dan mudah digunakan oleh pengguna.

Proses pengembangan dilakukan menggunakan Visual Studio Code, sementara pengelolaan basis data dilakukan melalui phpMyAdmin. Setelah tahap pembangunan selesai, sistem melalui proses pengujian menggunakan browser seperti Google Chrome untuk memastikan seluruh fitur dapat berjalan dengan baik.

Selain membangun sistem pendaftaran berbasis web, mahasiswa juga mengintegrasikan teknologi Artificial Intelligence (AI) melalui OpenAI API sebagai fitur chatbot yang mampu memberikan informasi secara otomatis kepada calon peserta workshop. Kehadiran AI Chatbot membantu mengurangi beban admin dalam menjawab pertanyaan yang sering diajukan peserta, sehingga layanan informasi dapat tersedia selama 24 jam.

Tidak hanya itu, sistem juga memanfaatkan n8n sebagai platform otomasi workflow untuk mengatur pengiriman notifikasi multi-channel melalui email dan Telegram. Melalui fitur ini, peserta dapat menerima informasi penting seperti tiket digital, lokasi kegiatan, serta pengingat workshop secara otomatis tanpa perlu dilakukan secara manual oleh admin.

Penerapan sistem ini memberikan berbagai manfaat bagi PT Ahad Mahakarya Teknologi. Proses pendaftaran workshop yang sebelumnya membutuhkan pengelolaan manual kini dapat dilakukan secara lebih cepat dan terstruktur.

Kehadiran AI Chatbot membantu mengurangi beban admin dalam menjawab pertanyaan peserta karena informasi umum dapat diberikan secara otomatis. Sementara itu, fitur notifikasi multi-channel membantu memastikan peserta memperoleh informasi penting secara tepat waktu.

Bagi pihak perusahaan, dashboard monitoring memberikan kemudahan dalam melihat jumlah peserta dan perkembangan workshop secara real-time. Peserta juga mendapatkan pengalaman yang lebih baik karena dapat memantau status pendaftaran serta mengakses tiket digital melalui akun masing-masing.

Ade Putra Prima Suhendri, S.Kom., M.Kom. selaku Direktur Utama PT Ahad Mahakarya Teknologi menyampaikan apresiasinya terhadap sistem yang dikembangkan mahasiswa UNPAM.

“Kami sangat terbantu dengan adanya sistem pendaftaran workshop ini. Proses pendaftaran yang sebelumnya masih manual kini berjalan otomatis dan lebih efisien. AI chatbot yang disediakan juga sangat membantu dalam menjawab pertanyaan peserta tanpa harus menunggu admin. Dashboard admin memudahkan kami dalam memantau jumlah pendaftar dan mengelola workshop secara real-time,” ujar Ade.

Melalui kegiatan Kerja Praktek ini, mahasiswa Teknik Informatika Universitas Pamulang berhasil menghadirkan solusi digital yang dapat membantu kebutuhan operasional perusahaan. Pengembangan Workshop System menjadi bukti bahwa kolaborasi antara perguruan tinggi dan dunia industri mampu menghasilkan inovasi teknologi yang memberikan manfaat nyata.

Baca juga: Mahasiswa Teknik Informatika UNPAM Kembangkan Sistem Manajemen Persediaan Berbasis Web untuk Toko Sembako

Penulis: Putri Deby Prashanda, Fatimatus Sholihah dan Setia Purna